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第四部分:乐施会项目周期管理
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4.1 项目期间

乐施会项目的期间最长不超过三年。由于乐施会的资金主要来自香港市民的捐赠,因此,乐施会与合作伙伴签订项目协议书后,乐施会只对第一年的拨款承担法律责任,对第二年及以后的拨款属于原则性的承诺,拨款将根据各种因素,包括甲方的财政状况、该项目实施情况的评估等等,而作出决定。

 

4.2 项目文件

项目文件包括项目建议书、项目协议书、项目进度报告内容指引、及其项目财务管理办法,这是项目最重要的文件。乐施会和合作伙伴一经确认,双方都应该严格按这些文件的规定来执行,任何重大变更和调整都需要得到双方的书面确认。

 

4.3 项目拨款

乐施会将按照项目协议书的规定,在确认合作伙伴已经完成了前提工作后,按时向协议书中指定的银行账户拨付项目资金。如果合作伙伴需要在规定的日期之前获得项目资金,需要向乐施会提出书面申请,乐施会批准后才能提前支付项目资金。

 

4.4 收款回条

合作伙伴收到乐施会拨付的项目资金后,需要向乐施会提供合规的项目收款票据,以确认拨款已经安全到账。合作伙伴也可以或发票代替《收到乐施会拨款回条》。  

 

4.5 项目资金的使用

合作伙伴应该按照项目建议书和协议书中规定的预算内容、标准和资金数额,谨慎使用乐施会项目资金。

 

4.6 项目预算的调整

乐施会理解,预算不可能与实际开支完全一致,差异可能经常出现。

在资金总额不超出批准预算的前提下,乐施会接受项目总资金3%之内、合计不超过10,000元的预算调整,二者适用低位数(就低)。超过上述调整范围的预算调整,合作伙伴应该事先与乐施会负责项目的干事协商,并得到乐施会的书面认可后才可以变更。如果未经乐施会书面同意,合作伙伴擅自超预算使用项目资金,乐施会保留拒绝拨付或收回未经正式批准的超预算资金。

 

4.7 不可预见费

乐施会允许在项目资金外预留少量不可预见费。使用不可预见费,合作伙伴需要事先与负责项目干事协商,得到书面批准后才使用。

 

4.8 项目进度报告

合作伙伴需要按照项目协议书的安排,按时向乐施会提交项目进度报告。项目进度报告的内容主要包括:

项目进度(与计划比较)

项目成效(与目标比较)

项目管理情况

 

4.9 项目财务报告

合作伙伴需要按照项目协议书的安排,按时向乐施会提交项目财务报告。合作伙伴应该保证财务报告的内容真实、完整、准确。财务报告的内容包括:

 项目财务管理情况

 项目拨款明细(与协议书拨款计划比较)

 项目支出明细(与预算比较)

 财务分析与说明

 

4.10 项目延期申请

因为特别的原因,项目不能按计划的时间框架实施时,合作伙伴需要以书面形式向乐施会提出项目延期的申请,并得到乐施会的批准。

 

4.11 项目财务审计

乐施会对所有提供资金支持的项目保留财务审计的权利,合作伙伴应该给予充分的支持和配合。项目财务审计主要由乐施会自己的项目审计人员进行。必要时,也可以聘请独立审计机构进行项目财务审计。

 

审计完成后,乐施会或其他审计机构将向合作伙伴出具审计报告,具体说明对项目财务的意见,指出是否存在违规情况,是否需要采取跟进行动,是否有项目款需要退回乐施会等。

 

如果合作伙伴对审计报告有异议,可以书面的形式向乐施会负责项目干事或审计人员提出,乐施会将认真听取合作伙伴的意见,并决定是否修改审计报告。

 

4.12 项目余款处理

如果项目资金有结余,结余资金属于乐施会。合作伙伴应该在乐施会要求的时间内将项目结余资金退回乐施会帐户。

 

4.13 项目结束

以下工作完成后,项目便正式结束:

所有计划的活动已经完成(或经双方协商决定不再实施)

所有项目拨款或退款都已经处理完毕

乐施会收到并接受所有工作报告和财务报告

审计报告已经完成

所有跟进行动已经完成

对于某些类型的项目,乐施会将向合作伙伴发出《项目结束函》,声明乐施会和合作伙伴双方的权利义务关系已经结束。

 

4.14 非正常终止项目的可能性

如果出现以下情况,乐施会可能会单方面终止项目的执行:

合作伙伴未能根据协议条件使用资金

合作伙伴未能如期向乐施会提交报告

合作伙伴提交虚假内容的项目报告

合作伙伴提交虚假内容的财务报告和原始单据

合作伙伴拒绝配合财务审计

合作伙伴项目活动质量异常低下

合作伙伴未能提供配套资金或人力资源

项目地区不安全或其他使项目不能实施的外在因素


 

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